Stiftelsen NOVA Spektrums aktsomhetsvurderinger etter Åpenhetslovens krav og bestemmelser

Stiftelsen NOVA Spektrum eier NOVA Spektrum AS og Oslo Spektrum Arena AS. Selskapet eier i tillegg Norges Varemesse Eiendom AS. All aktivitet i Stiftelsen NOVA Spektrum foregår i underliggende selskaper, og innebærer at leverandører og forretningspartnere er relatert til alle virksomhetene i selskapsstrukturen. Stiftelsen NOVA Spektrum har to store by- og eiendomsutviklingsprosjekter pågående. Det har i 2023 utelukkende vært gjennomført prosjekteringsarbeid i forbindelse med de planlagte bygge- og anleggsarbeidene.

Styret i Stiftelsen NOVA Spektrum har gjennom sin behandling av Åpenhetsloven gitt sin tilslutning til forankring av lovens formål og bestemmelser i virksomhetens retningslinjer. Virksomheten ledes av administrerende direktør Gunn Helen Hagen.

Formålet til i Stiftelsen NOVA Spektrum er å skape og legge til rette for møteplasser som gir positive ringvirkninger for næringsliv, kultur- og organisasjonsliv.  Gjennom den daglige driften ivaretas formålet gjennom planlegging og gjennomføring av messer, arrangement, konferanser, events og konserter. Denne virksomheten omfatter et bredt spekter av ulike arbeids- og ansvarsområder med både kjerne- og støttevirksomhet.   

Virksomhetens innkjøpsveileder og kontraktsmaler er oppdatert i henhold til Åpenhetsloven som stiller krav til at vi har kontroll på våre leverandører og forretningspartnere.

Gjennom vår innkjøpsveileder er det redegjort for hva vi krever av våre leverandører og forretningsforbindelser, samt hvilke rutiner og aktsomhetsvurderinger alle ansatte skal legge til grunn ved valg av tilbydere. I forbindelse med større anskaffelser og innkjøp benyttes det i tillegg en digital sjekkliste med bevisstgjørende spørsmål knyttet til NOVA Spektrums innkjøps- og leverandørkrav.  Ved større anskaffelser, skal det alltid innhentes en egenbekreftelse fra tilbyder der leverandør bekrefter at virksomheten har gjort seg kjent med NOVA Spektrums leverandørkrav. Egenbekreftelsen inneholder også informasjon om åpenhetsloven og vår informasjons- og påseplikt overfor bransjer med allmenngjort tariffavtale.

Stiftelsen NOVA Spektrum har gjennomført aktsomhetsvurderinger av alle aktive leverandører og forretningspartnere basert på gjennomførte innkjøp og anskaffelser de siste 12 månedene.

Aktsomhetsvurderingen er foretatt gjennom en manuell gjennomgang av alle leverandører med vurdering av risiko. I forbindelse med risikokategoriseingen er det særlig lagt vekt på leverandørens bransjemessige tilhørighet, samt hvor leverandøren er geografisk hjemmehørende. I tillegg har man tatt hensyn til DFØs høyrisikoproduktliste.

Som del av aktsomhetsvurderingene har man også henvendt seg til alle aktive leverandører med en skriftlig egenbekreftelse.

Gjennom egenbekreftelsen har man bedt leverandøren bekrefte at virksomheten er kjent med NOVA Spektrums leverandørkrav, og forholder seg lojalt til disse. Leverandørkravene stiller også krav om at virksomheter som er underlagt åpenhetsloven følger opp bestemmelsene i denne loven og gir tilbakemelding dersom det er forhold NOVA Spektrum bør være kjent med. I tillegg er egenbekreftelsen en del av NOVA Spektrum AS oppfølgning av informasjons- og påseplikten som gjelder for oppdragsgivere overfor bransjer som er omfattet av allmenngjøringsforskriften. Egenbekreftelsen inneholder også spørsmål knyttet til virksomhetens miljøsertifiseringer.

I etterkant av besvarelsene er det foretatt en manuell gjennomgang og vurdering av besvarelsene fra den enkelte leverandør. Her med fokus og vurdering av sannsynlighet for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørenes egen virksomhet, men også for underleverandører hos disse.  I tillegg har vi som ledd i henhold til §6 i Forskrift om informasjons- og påseplikt innhentet ytterligere tilleggsdokumentasjon som bekrefter at leverandører innen bransjer som catering, restaurant assistanse, renhold og transport er inne forstått med allmenngjørings forskriften og kan dokumentere at de overholder pliktene som følger av allmenngjort tariffavtale.

Stiftelsen NOVA Spektrum har gjennom aktsomhetsvurderinger ikke avdekket faktiske brudd eller alvorlige krenkelser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, eller blant våre leverandører og forretningspartnere.

Vi anser imidlertid at det vil kunne være en forhøyet risiko knyttet til enkelte tilbydere og deres underleverandører.  Basert på våre gjennomførte aktsomhetsvurderinger med tilhørende indentifisering av risiko for negative konsekvenser, fortsetter Stiftelsen NOVA Spektrum med videre kartlegging og oppfølging av våre leverandører i 2024 i forhold til prioriterte tiltak.

• Løpende innhenting og bekreftelser fra alle leverandører og forretningspartnere, digitalt i forhold til bestemt syklus, ved bruk av egenbekreftelser og utvidet forespørsel i henhold til §6 Forskrift om informasjons- og påseplikt for tilbydere innenfor bransjer omfattet av allmenngjøringsforskriften. 
• Benytte digital sjekkliste ved avtaleinngåelse med nye leverandører og forretningspartnere i forbindelse med større anskaffelser til en samlet verdi på mer enn 100 000,- per kalenderår, samt innhente fortløpende digitale egenbekreftelser med oppfølging ved interne stikkprøver. 
• Kompetanseheving blant egne ansatte knyttet til kravene i åpenhetsloven og retningslinjer i ny innkjøpsveileder.

For Stiftelsen NOVA Spektrum er arbeidet med Åpenhetsloven en kontinuerlig prosess. Målet er å gjennomføre gode og effektive aktsomhetsvurderinger som gir grunnlag for korrekte vurderinger og hensiktsmessig oppfølginger der det vises forhøyet risiko.