Tips til en vellykket konferanse

Denne artikkelen er for deg som skal arrangere konferanse og ønsker konkrete tips for å lykkes. En vellykket konferanse innebærer å ha en god plan for gjennomføring. Det kan virke overveldende å lage en egen konferanse, men ikke fortvil. Vi vil i denne artikkel hjelpe deg å nå dine mål, forklare deg hva du trenger og gi deg de rette verktøy for å skape en vellykket konferanse. 

Dette er det vi vil ta deg gjennom:

1. Sett opp budsjett for konferansen
2. Rett lokalisasjon og lokaler 
3. Finn gode samarbeidspartnere 
4. Lag program og kjøreplan
5. Markedsfør arrangementet  
6. Mat og drikke
7.  Nettverksbygging og pauser
8. Gjennomgang før arrangementet 
9. Innhold av teknisk utstyr
10. Gjør en evaluering

1.   Sett opp budsjett for konferansen

For å realisere en god konferanse må et budsjett settes opp i forkant. Dette gjør gjennomføringen enklere. Gjør en «Research» i forhold til utgifter som kostnader ved lokaler og vert, mat og drikke, foredragsholdere, markedsføring og tekniske løsninger. 

Pakkeløsninger forenkler jobben med innhenting av priser. Det kan være lurt å få spesifisert hva pakkene skal innehold, det blir enklere å holde oversikten og sammenligne. 

Hent inn priser for tilleggstjenester, da oppstår det ingen overraskelser. For eksempel, har arrangør mulighet til å sende ut spørreundersøkelser i ettertid til deltagerne? Dette kan være nyttig tilbakemelding for å lykkes med neste konferanse. 

Forslag til hva en pakkeløsning minimum inneholde: 

• Møte- og konferanserom med vert 
• Ønsket oppsett/møblering
• Standard møteromsteknikk 
• Trådløst internett
• Kaffe og te-buffet tilgjengelig hele dagen
• Lunsj servert i tilknytning møte- og konferanserom

Les også: tips og trender for konferanser i 2026

2.  Rett lokalisasjon og lokaler 

Fasiliteten av konferansen bør settes til noen som kan skreddersy arrangementet. Men, først bør du tenke over hvor konferansen skal være. 

Beliggenhet

Beliggenhet har mye å si, det må være mulighet for å ta seg til konferansen på en enkel måte. Det bør være lett tilgjengelighet for å kunne benytte seg av kollektivtransport og enkelt med parkering. Hotell for overnatting bør ligge i umiddelbar nærhet til konferansen.

Lokalene

Lokalet bør være tilrettelagt med alt av praktisk utstyr slik at du kan konsentrere deg om innholdet. At det er moderne møterom er en selvfølge, men fleksibiliteten varierer. Hva skjer om det blir mange flere som ønsker å delta? Med skalerbare løsninger kan det enkelt gjennomføres en økning eller en forminskning av romløsninger. 

Hybride løsninger

Tenk over om du trenger et tilbud med mulighet for digitale løsninger, såkalte hybridløsninger. Da vil de som ikke kan stille fysisk på konferansen ha mulighet til å være med – dette kan gjelde så vel deltagere som foredragsholdere. Streaming bør kunne gjøres av konferansen, dette kan også brukes i sosiale medier. 

3. Finn gode samarbeidspartnere 

Fordelene er mange med samarbeid og det kan være inspirerende å høre andre innfallsvinkler innenfor samme tema. Kanskje kommer det opp nye ideer i planleggingen? Det er ikke bare faglig nyttig med flere foredragsholdere, det kan også være med på å bygge din bedrift som en tankeleder innen fagfeltet. 

I planleggingen av konferansen kan det gi god drahjelp om det er flere som jobber med samme mål. 

4. Lag program og kjøreplan

Når temaet er satt for konferansen er det på tide å sette opp en detaljert plan. For å lykkes er det viktig med en god planlegging. Dette gjøres ved å ha et oppsett på program og en kjøreplan.  

Først kan programmet klargjøres fra idedrodling til konkrete punkter – slik at detaljene blir plassert. Da holder du styr på planen og fremdriften. 

Når programmet er lagt, bør en kjøreplan settes opp. Dette er en plan som går konkret på tid og detaljer. 

Kjøreplanen bør inneholde: 

• Hovedhendelser (foredrag)
• Varighet på de forskjellige innslag med pause
• Hvem gjør hva
• Egen oversikt over deltagere gjerne med navn, tittel, sted, telefon, epost, rolle etc.
• Transport og løsninger på kollektiv og parkering
• Kommentarer og merknader
• Noter ned innspill fra vert på arrangementsstedet

Del denne planen med alle foredragsholdere og de som er involvert. Marker hvem som gjør hva slik at alle lett ser hva som skal gjøres og når. 

Det kan være lurt å kontakte en av vertene hvor tilbud hentes inn fra i en tidlig fase, slik at noen sjekkpunkter kan settes opp. De har ofte grundig innsikt i hva som kreves for å gjennomføre et arrangement. Her kan det også komme nyttige tips og trender. 

Last ned kjøreplan for konferanser med tidsplan og fullstendig oversikt over gjøremål.

5. Markedsfør arrangementet 

For å nå målgruppen, må du også vite hvor de befinner seg. Har du en stor tilhengerskare er det ikke sikkert du trenger bruke mye midler på annonsering, men det er de færreste som har det slik. Derfor er det viktig å fortelle om hva som skal skje, gjerne god tid i forveien. 

Forventningen starter for deltageren i det invitasjonen eller arrangementet oppdages. Tenk gjennom hvordan deltageren skal ses fra start til slutt. Det kan være en ide å bruke egne sosiale medier kanaler. Opprett et Facebook arrangement hvor du deler informasjon slik at deltagerne kan følge med i utviklingen. 

Benytt egne kanaler som nyhetsbrev, nettsted og sosiale medier.

• Sosiale medier (lag arrangement)
• Sosiale medier betalt annonsering (de viktigste hovedattraksjonene
• Nyhetsbrev og e-post (informasjon og invitasjon)
• Pressemelding 
• Nettsiden (blogg om konferansen/foredrag) 
• Video (videovisning om temaet) 

Les også: 10 smarte tips for markedsføring av konferansen og få digitale verktøy for innholdsmarkedsføring

6. Mat og drikke

En av suksesskriteriene for et arrangement blir husket er gode mat – og drikkeopplevelser. 

Finn en arrangør som setter matopplevelser i fokus. I tillegg til en god opplevelse er kundene i dag ofte opptatt av bærekraft. Kortreist mat er bærekraftig, og en faktor som bør vurderes. 

En plass som har en god atmosfære og med kvalitet i alle ledd er «et must», finn de som gjør det lille ekstra, så blir det ekstra stas.

Gi dine konferansedeltagere energi og ny motivasjon gjennom avbrekk med mat og drikke. Ha også mulighet til påfyll underveis, slik at mellommåltider og drikke kan hentes av deltagerne. 

7. Nettverksbygging og pauser

Sørg for flere pauser utover dagen. Det er fort gjort at noen av foredragsholdere går ut over den avtalte tiden på foredraget, derfor kan det være gunstig å sette av tid til både spørsmålsrunde og pause mellom innslagene. Går alt etter tiden, så gjør det ikke noe om lunsjen blir litt lengre.

Deltagerne har behov for pusterom mellom innslagene som skjer på konferansen. Både for å kunne holde på konsentrasjonen, men også for å kunne mingle litt. 

Start gjerne mingling på starten av dagen, før konferansen starter. Da kan også deltagerne bli bedre kjent med hverandre. Her kan du lage en liten øvelse, slik at nettverksbyggingen blir enklere for de deltagerne som ikke kjenner noen. Gå foran som et godt eksempel og snakk med de som står alene. 

8. Gjennomgang før arrangementet 

Vær forberedt, med full kontroll fra start til slutt. Dette fås ved å ta en gjennomgang. Det kan gjøres av hver enkelt foredragsholder på tid, men også gjennom å være til stede der arrangementet skal gjennomføres. 

Sørg for å få en omvisning på plassen før arrangementet gjennomføres. Da har du full kontroll fra start, og kan også ta en teknisk sjekk med det som trengs på scenen. Det kan også være greit å vite hvordan lokalene er i forhold til plassering av scenen, toaletter, mat og drikke. Sørg for å få en omvisning på plassen før arrangementet gjennomføres.

9. Teknisk utstyr og streaming

Hvilket utstyr er egentlig nødvendig? Dette kommer litt an på hvordan arrangementet skal gjøres. Det er flere muligheter, som å kjøre hybride løsninger hvor noe av programmet kjøres fysisk på stedet og noe via streaming. 

Det kan være foredragsholdere som ikke har mulighet til å komme, men som ønsker å være med gjennom digital sending. Da kreves det teknisk utstyr som fungerer over nett og som går sømløst. 

10. Gjør en evaluering

Når konferansen er gjennomført er det på tide å gjøre en evaluering. Dette kan gjøres på flere måter, men det er deltagerne som gir den verdifulle tilbakemeldingen. Få en helhetsvurdering av arrangementet. En spørreundersøkelse som gir en rapport i sanntid, gir en komplett tilbakemelding. Da kan det gjennomføres positive tiltak basert på kunnskap, til neste arrangement. 

Konklusjon: 

Det å lage en vellykket konferanse krever planlegging og kan være tidkrevende. Hvilke tekniske løsninger skal til og hva trengs? Er det behov for andre hjelpemidler og hvordan gjennomføres egentlig evalueringen? Dette er hvorfor det er viktig å finne en aktør som kan hjelpe til før, under og etter gjennomføringen. Unngå unødvendig frustrasjon og benytt deg av en arrangør som har lang erfaring og som kan være en god sparrepartner.